Whistle Blowing

Whistleblowing: Segnalazioni di presunti illeciti

Il whistleblowing è uno strumento per contrastare l’illegalità e consente la denuncia di attività illecite o fraudolente e che prevede la possibilità di inviare segnalazioni, in maniera sicura e confidenziale, di illeciti di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.
Il whistleblowing consente di fare segnalazioni, anche in maniera anonima, ed in seguito di comunicare, con il ricevente della segnalazione, ovvero il Gestore del Canale di segnalazione, per approfondire ulteriormente la vicenda.

Le segnalazioni non possono riguardare voci, informazioni di terzi, sospetti, contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale della persona segnalante, o comunque inerenti ai propri rapporti di lavoro o di collaborazione o con le figure gerarchicamente sovraordinate, e devono essere chiare, comprensibili e circostanziate.
Per la ricezione di segnalazioni NORDEST HUB ha istituito i canali interni di seguito riportati, idonei a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e la corretta gestione delle segnalazioni, ancorché anonime.

I canali di segnalazione, la cui gestione è dettagliatamente descritta nel documento aziendale “Procedura di Whistleblowing”, sono:

• incontro con il Gestore del canale di segnalazione
• canale in forma scritta tramite l’invio di una e-mail al Gestore del Canale

Canale in forma scritta

1) digitare l’apposito URL https://www.torproject.org/projects/torbrowser.html per scaricare il browser TOR che garantisce, oltre alla protezione del contenuto della segnalazione, anche l’anonimato delle comunicazioni tra il segnalante e l’applicazione, rendendo impossibile per il destinatario o per tutti gli intermediari della trasmissione di avere traccia dell’indirizzo e-mail del mittente;

2) Inoltrare l’e-mail contenente la segnalazione all’indirizzo nordesthub@protomail.com accedendo al servizio di Proton mail tramite l’URL https://www.torproject.org/projects/torbrowser.html   e creando un account Proton gratuito. Il segnalante deve utilizzare per l’invio della segnalazione un dispositivo personale (si raccomanda di NON utilizzare la e-mail e il pc aziendale o altro terminale connesso alla VPN aziendale);

3) in fase di invio della segnalazione, il segnalante deve indicare tutti gli elementi ed allegare alla e-mail i documenti utili (foto, video, file ecc.) a sostegno della propria segnalazione. Il segnalante può scegliere se indicare nel testo della e-mail i propri dati identificativi o mantenere l’anonimato; i dati saranno comunque visualizzabili solo dal Gestore del canale di segnalazione.

Incontro con il Gestore del canale di segnalazione

Il segnalante può fare una segnalazione incontrando direttamente il Gestore del Canale di segnalazione, su richiesta scritta mediante apposito “Modulo incontro Gestore del canale di segnalazione_ Rev. 01”, in un locale aziendale adeguatamente riservato atto a garantire la riservatezza del segnalante.  Il segnalante può consegnare il predetto modulo di richiesta, in busta chiusa, direttamente al Gestore del canale di segnalazione, oppure inviarlo tramite posta all’indirizzo della sede di San Giovanni al Natisone – piazzetta Jacopo Tomadini 7 (UD) con espressa dicitura “Riservata al Gestore del canale di segnalazione”. È dovere del Gestore del Canale di Segnalazione fissare un incontro entro un termine ragionevole e comunque non superiore a una settimana dalla richiesta prendendo contatti con il segnalante esclusivamente per il tramite del numero di telefono indicato nel sopradetto Modulo.

Il contenuto della segnalazione

Sia che la segnalazione venga fatta in modalità scritta sia che venga fatta incontrando direttamente il Gestore del canale di Segnalazione, il segnalante deve ricordarsi di indicare:

• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
• gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;
• Un proprio recapito (preferibilmente indirizzo e-mail NON aziendale, o in mancanza un indirizzo di residenza/domicilio) per le comunicazioni del Gestore del canale di segnalazione.

Le segnalazioni ammissibili

Il segnalante può segnalare:

• la commissione, o il ragionevole pericolo di commissione, dei reati richiamati dal D.lgs. 231/01 (reati informatici, reati contro la PA, reati societari, reati contro l’incolumità personale, reati ambientali, reati contro l’industria e il commercio, reati tributari, ecc.).
• i comportamenti che possono determinare una violazione del Modello 231 o del Codice Etico (e, di conseguenza, i comportamenti e/o le pratiche non conformi alle regole, alle procedure e ai regolamenti aziendali) o che, in ogni caso, possono impattare sulle tematiche inerenti all’etica d’impresa in generale o arrecare un pregiudizio patrimoniale o d’immagine di NORDEST HUB s.r.l. unipersonale;

I possibili segnalanti

I soggetti che sono legittimati a presentare la segnalazione sono:

• I dipendenti (anche per prestazioni occasionali, con rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente o determinato), gli Apprendisti, i Volontari, i Tirocinanti, anche non retribuiti di NORDEST HUB s.r.l. unipersonale;
• I lavoratori autonomi, i liberi professionisti e i consulenti di NORDEST HUB s.r.l. unipersonale;
• Gli azionisti (persone fisiche);
• I lavoratori e i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opre in favore di terzi (Fornitori);
• Le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Il Gestore del Canale di segnalazione

Il ruolo di Gestore del canale di segnalazione per la società NORDEST HUB s.r.l. unipersonale è affidata alla SEGRETERIA DI DIREZIONE (a cui può essere inoltrata ogni informazione e richiesta di chiarimento in merito ai suddetti canali di segnalazione all’indirizzo e-mail amministrazione@nordesthub.it ).

Una volta ricevuta la segnalazione il Gestore procede a: rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione; a mantenere le interlocuzioni con la persona del segnalante; a riscontrare nei termini previsti; a valutare l’ammissibilità e svolgere attività istruttoria; a svolgere attività di investigazione; a archiviare ovvero a trasmettere agli organi competenti per l’eventuale azione disciplinare.

Tutele per il segnalante

Il segnalante ha diritto a vedere tutelata la riservatezza sulla propria identità e su ogni altra informazione inclusa nella segnalazione, compresa la documentazione allegata e a non subire ritorsioni o ogni più ampia forma di discriminazione (licenziamento, la sospensione, la retrocessione, il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine, note di merito negative o referenze negative).

Altri canali di segnalazione

Il Segnalante, per presentare le proprie segnalazioni, può ricorrere altresì al canale esterno attivato presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) https://www.anticorruzione.it/ , oppure ricorrendo alla divulgazione pubblica o all’Autorità giudiziaria. Il ricorso a canali alternativi è giustificato solo dalla presenza di determinati requisiti, così come indicati nel documento aziendale “Procedura di Whistleblowing”).

Sanzioni

Vengono puniti sia a titolo disciplinare, penale, civile e amministrativo tutte le segnalazioni false e infondate o effettuate con dolo o colpa grave, ovvero le ritorsioni nonché i comportamenti destinati a ostacolare la segnalazione o destinati a violare l’obbligo di riservatezza.